Dopo che avete imparato a sistemare il Mac in modo da farlo diventare l’ambiente lavorativo virtuale più semplice e pulito, diventa importante semplificare anche l’ambiente lavorativo “fisico”. In questo tutorial vedremo come eliminare tutte le scartoffie che ingombrano le nostre scrivanie e i nostri spazi di lavoro.
Date uno sguardo a quello che vi circonda: sulla vostra scrivania ci sono mucchi di fogli di carta e gingilli che possono distrarre? Sulle pareti ci sono molte cose attaccate? Sul pavimento cose ammucchiate? Se è così dovete sicuramente fare pulizia, ecco come:
- Togliete tutto dalla vostra scrivania (eccetto le apparecchiature informatiche). Prendete tutti i fogli e foglietti (inclusi i post-it) e impilateli insieme (preferibilmente nello scomparto della posta in arrivo se c’entrano). Mettete tutti i gingilli, le foto e tutti gli altri oggetti in una scatola. Se avete fogli di carta in varie pile sul pavimento, metteteli tutti insieme.
- Togliete tutto dalle vostre pareti ad eccezione di una o due fotografie. Non avete bisogno di elenchi o avvisi sulle pareti.
- Pulite accuratamente la scrivania. È sempre piacevole avere una scrivania pulita.
- Eliminate tutte le cose a portata di mano, o trovategli un posto nei cassetti o in altri mobili. Potete lasciare una o due fotografie di famiglia sulla scrivania, ma nient’altro!
Adesso smistate le scartoffie, usando queste regole:
- Esaminate un documento alla volta, partendo dalla cima del mucchio e procedendo verso il basso.
- Mai rimettere un documento in cima alla pila, prendete una decisione per ciascun documento.
- Se la pratica richiede un’azione che può essere svolta in due minuti o meno, fatelo ora.
- Se potete cestinarla, fatelo immediatamente.
- Se potete delegare il compito a qualcun altro, fatelo subito.
- Se non è necessario compiere un’azione ma il documento necessita di essere conservato, archiviatelo subito (non create un mucchio di documenti da archiviare). Se non c’è una cartella per conservarlo, createla ed etichettatela in modo chiaro.
- Se l’azione da compiere richiede più di due minuti, inserite l’azione da compiere nella lista di cose da fare e mettete il documento nel raccoglitore “Azioni” che avrete creato appositamente per quei documenti che richiedono un’azione ma che non sono associati ad una cartella e che non necessitano di essere conservati.
È tutto. Se seguirete queste regole, avrete in breve tempo eliminato la pila di scartoffie. Guardatevi intorno e godetevi la vista di una scrivania pulita ed in ordine!